Gli ordini entrano nel gestionale senza essere ribattuti.
Arrivano per mail, in PDF, in Excel. Il sistema li legge, controlla prezzi e codici e prepara il documento nel gestionale. Una persona dà l'ultimo ok.
Prezzo fisso dopo lo Sprint di 10 giorni.
Vedi i prezziDove si perde tempo
Un ordine, dieci formati
Ogni cliente scrive a modo suo: una mail di tre righe, un PDF con la tabella, un Excel con colonne proprie. Qualcuno li ribatte uno per uno.
Errori che si scoprono tardi
Un codice articolo sbagliato, una quantità slittata di una riga. Lo si scopre quando la merce è partita o quando il cliente protesta.
Preventivi che aspettano
Per un preventivo si cercano listini, sconti e condizioni in file diversi. Il cliente intanto aspetta.
Persone brave a fare copia e incolla
Chi conosce davvero clienti e prodotti passa ore a copiare dati. Nei giorni di picco l'inserimento resta indietro.
Cosa fa, passo per passo
Ogni passaggio lascia una traccia. Potete verificare cosa è stato letto, controllato e deciso.
Riceve l'ordine
Legge la casella condivisa, gli allegati PDF e i file Excel, anche quando ogni cliente usa un formato diverso.
Estrae i dati
Cliente, righe, codici, quantità, prezzi, date di consegna. Se un campo non è chiaro non lo inventa: lo segnala.
Controlla
Confronta codici e prezzi con anagrafica articoli e listini del gestionale. Segnala articoli sconosciuti, prezzi fuori listino e condizioni che non tornano.
Prepara il documento
Crea nel gestionale la bozza di ordine o preventivo, con le righe già compilate e le anomalie evidenziate. I preventivi partono dai listini e dalle condizioni del cliente.
Passa a una persona
Chi gestisce gli ordini rivede solo le anomalie, conferma e l'ordine viene registrato. Ogni passaggio resta tracciato, così si risale a come è nato ogni dato.
- ClienteCliente A99,6%
- Righe d'ordine6 di 698,9%
- Prezzi a listinoVerificati99,8%
- Quantità B-0907110 o 140?71%Scritto a mano e poco leggibile: lo decide una persona.
Registro
- 09:41Mail ricevuta: PDF allegato, 6 righe
- 09:41Cliente, righe, codici e date estratti
- 09:41Codici e prezzi confrontati con anagrafica e listino
- 09:42Bozza d'ordine creata nel gestionale
- 09:421 campo sotto la soglia del 98%: passa all'ufficio ordini
Cosa resta a voi
Il sistema prepara il lavoro. Le decisioni che contano restano alle persone.
Conferma degli ordini
Un ordine con anomalie non entra finché una persona non lo approva.
Prezzi e sconti fuori listino
Le eccezioni commerciali le decidete voi, caso per caso. Il sistema le mostra, non le concede.
Invio dei preventivi
Il preventivo parte solo dopo la revisione di chi lo firma.
Strumenti a cui si collega
Alcuni dei più diffusi: si collega a quelli che usate già, senza chiedervi di cambiarli.
- Gestionale e ERP
- SAP
- TeamSystem
- Zucchetti
- Microsoft Dynamics
- Odoo
- Posta
- Outlook
- Gmail
- Caselle condivise
- File
- Excel
- Cartelle di rete
- SharePoint
Il vostro strumento non è in elenco? Se ha un'API o importa file, di solito si collega. Lo verifichiamo nello Sprint, prima che firmiate qualcosa.
Come lo collaudiamo
Prima di scrivere codice firmiamo i collaudi: quali numeri, su quali dati, misurati da chi. Questi sono tre esempi. I vostri li fissiamo insieme nello Sprint, sui vostri documenti reali.
- ≥ 98%
Precisione
EsempioAlmeno il 98% dei campi corretti su 200 ordini reali, contati riga per riga con chi li gestisce.
- 0
Anomalie
EsempioNessun ordine con anomalia nota registrato senza approvazione, su un lotto di prova con anomalie già individuate.
- ≤ 2 min
Tempi
EsempioUn ordine standard pronto per la revisione entro due minuti dall'arrivo della mail.
Una fase che non supera il suo collaudo non viene fatturata.
Quando ha senso e quando no
Fa per voi se
- Ricevete ordini ogni giorno, in formati diversi, e qualcuno li ribatte a mano.
- Anagrafica articoli e listini sono in ordine, o si possono sistemare in fretta.
Non fa per voi se
- Ricevete pochi ordini a settimana, tutti uguali: spesso bastano un modulo o un'importazione di file.
- Prezzi e condizioni cambiano caso per caso e non sono scritti da nessuna parte. Prima va messo ordine lì.
Domande frequenti
Preferite scrivere?Scrivete a hello@leoneis.com. Se il progetto tocca dati sensibili, firmiamo un NDA prima di vedere qualsiasi materiale.
E se il sistema sbaglia a leggere un ordine?
Può succedere, e lo misuriamo. Ogni campo ha un controllo: se il dato non torna con anagrafica o listino, l'ordine va a una persona con l'anomalia evidenziata. Il livello di errore accettabile lo fissiamo nel collaudo e lo verifichiamo su ordini reali vostri.
Dobbiamo cambiare gestionale?
No. Il sistema lavora con quello che avete e scrive nel gestionale per le vie che offre: API, importazione di file o inserimento guidato. Se nessuna è praticabile lo diciamo nello Sprint, prima che firmiate.
Funziona con PDF scansionati e ordini scritti a mano?
Dipende dalla qualità. Nello Sprint lo proviamo sui vostri documenti peggiori e vi diciamo quale quota si legge bene. Quello che non si legge va a una persona.
Il prezzo si decide dopo lo Sprint
Dieci giorni per misurare il processo sui vostri dati e scrivere i collaudi. Solo dopo c'è un prezzo, ed è fisso. Come si compone lo trovate nella pagina dei prezzi.
Parliamo del vostro processo
Venti minuti di call. Ci dite come lavorate oggi e vi diciamo se ha senso costruirci un sistema, cosa servirebbe e da dove partire. Se non ha senso, lo diciamo.
- Ogni richiesta la legge Giulio, di persona
- Una call online sul processo: volumi, sistemi che usate, costi, vincoli
- Entro 48 ore un verdetto scritto: si fa, non si fa, o non ancora
Call con Giulio Leone
Online, in italiano o in inglese
- Durata
- 20 minuti
- Costo
- Gratis
- Risposta
- Entro 1 giorno