Fatture e DDT letti, confrontati e pronti da registrare.
Fatture fornitori, DDT, contratti: il sistema li legge, li confronta con ordini e bolle e prepara la registrazione. Quello che non torna lo vede una persona.
Prezzo fisso dopo lo Sprint di 10 giorni.
Vedi i prezziDove si perde tempo
PDF da ribattere
Le fatture elettroniche si importano, ma DDT, fatture estere, note di credito e contratti arrivano in PDF o su carta. Fornitore, righe, IVA e scadenza si copiano a mano.
Tre documenti, confrontati a occhio
Prima di pagare serve sapere che la merce è arrivata e che il prezzo è quello dell'ordine. Il confronto fra ordine, DDT e fattura si fa a occhio, quando c'è tempo.
Differenze che passano
Un prezzo diverso dall'ordine o una consegna parziale si scoprono dopo il pagamento, o mai.
Documenti dappertutto
Contratti e allegati stanno in mail, cartelle di rete e cassetti. Per trovare una data di rinnovo si chiede in giro.
Cosa fa, passo per passo
Ogni passaggio lascia una traccia. Potete verificare cosa è stato letto, controllato e deciso.
Raccoglie i documenti
Prende fatture, DDT e contratti da una casella di posta, da una cartella condivisa o da SharePoint e riconosce il tipo di ciascuno.
Legge i campi
Fornitore, numero, data, righe, importi, IVA, scadenze. Dove la lettura è incerta lo segnala invece di indovinare.
Confronta
Cerca l'ordine e il DDT collegati e controlla quantità, prezzi e condizioni. Evidenzia ogni differenza.
Prepara la registrazione
Compila nel gestionale la bozza di registrazione, con conto e centro di costo suggeriti dallo storico di quel fornitore.
Archivia e avvisa
Collega il documento originale alla registrazione e tiene l'elenco delle date dei contratti, con un avviso alla persona giusta prima di un rinnovo.
- FornitoreFornitore B99,7%
- Numero e data92 · 14/1099,8%
- Righe3 di 399,2%
- Importo totaleDa confermare71%Sbiadito nella scansione: lo conferma una persona.
Registro
- 10:12Fattura ricevuta: PDF, 3 righe
- 10:12Fornitore, righe, importi e scadenza estratti
- 10:13Confrontata con ordine e DDT
- 10:13Bozza di registrazione creata
- 10:131 campo sotto la soglia del 99%: passa all'ufficio contabilità
Cosa resta a voi
Il sistema prepara il lavoro. Le decisioni che contano restano alle persone.
Registrazione e pagamento
Le registrazioni con differenze le approva l'amministrazione. Il sistema non dispone nessun pagamento.
Contestazioni ai fornitori
Se prezzo o quantità non tornano, una persona decide se accettare, contestare o chiedere una nota di credito.
Clausole dei contratti
Il sistema estrae date e importi. Cosa significa una clausola, e se firmare o rinnovare, lo decide chi ne risponde.
Strumenti a cui si collega
Alcuni dei più diffusi: si collega a quelli che usate già, senza chiedervi di cambiarli.
- Gestionale e contabilità
- TeamSystem
- Zucchetti
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Odoo
- Documenti
- Scansioni
- XML di fattura elettronica
- SharePoint
- Cartelle di rete
- Posta
- Outlook
- Gmail
- PEC
Il vostro strumento non è in elenco? Se ha un'API o importa file, di solito si collega. Lo verifichiamo nello Sprint, prima che firmiate qualcosa.
Come lo collaudiamo
Prima di scrivere codice firmiamo i collaudi: quali numeri, su quali dati, misurati da chi. Questi sono tre esempi. I vostri li fissiamo insieme nello Sprint, sui vostri documenti reali.
- ≥ 99%
Letture corrette
EsempioAlmeno il 99% di importi e date corretti su 300 documenti reali, compresi i PDF peggiori.
- 100%
Differenze trovate
EsempioTutte le differenze fra ordine, DDT e fattura segnalate, su un lotto di prova con differenze già note.
- 0
Nessun documento perso
EsempioOgni documento ricevuto in un periodo di prova finisce in una registrazione, in un'anomalia aperta o in uno scarto con motivo scritto.
Una fase che non supera il suo collaudo non viene fatturata.
Quando ha senso e quando no
Fa per voi se
- Registrate decine di fatture e DDT al mese e qualcuno li controlla a mano con gli ordini.
- Ordini e DDT sono già nel gestionale o in file ordinati.
Non fa per voi se
- Ricevete poche fatture, tutte elettroniche e già importate dal gestionale: c'è poco da guadagnare.
- Non esiste un ordine a cui confrontare la fattura. Prima serve una regola su come nascono gli ordini.
Domande frequenti
Preferite scrivere?Scrivete a hello@leoneis.com. Se il progetto tocca dati sensibili, firmiamo un NDA prima di vedere qualsiasi materiale.
Il sistema paga le fatture?
No. Legge, controlla e prepara la registrazione. Pagamenti e approvazioni restano a voi.
Funziona con le fatture elettroniche in XML?
Sì, ed è il caso facile: il file è già strutturato. La parte difficile sono PDF, scansioni e DDT, e la proviamo sui vostri documenti reali.
Cosa succede se una lettura è incerta?
Il campo incerto viene segnato e il documento va a una persona. Mai un numero inventato per riempire la casella.
Il prezzo si decide dopo lo Sprint
Dieci giorni per misurare il processo sui vostri dati e scrivere i collaudi. Solo dopo c'è un prezzo, ed è fisso. Come si compone lo trovate nella pagina dei prezzi.
Parliamo del vostro processo
Venti minuti di call. Ci dite come lavorate oggi e vi diciamo se ha senso costruirci un sistema, cosa servirebbe e da dove partire. Se non ha senso, lo diciamo.
- Ogni richiesta la legge Giulio, di persona
- Una call online sul processo: volumi, sistemi che usate, costi, vincoli
- Entro 48 ore un verdetto scritto: si fa, non si fa, o non ancora
Call con Giulio Leone
Online, in italiano o in inglese
- Durata
- 20 minuti
- Costo
- Gratis
- Risposta
- Entro 1 giorno