Campione sintetico
Processo inventato, responsabile inventato, nessun cliente coinvolto e nessun risultato dichiarato. Pubblicato perché l'esito dell'analisi gratuita si possa ispezionare prima di prenotarla.
- Tipo di artefatto
- Verdetto di analisi
- Caso
- Inventato, a scopo illustrativo
- Verdetto mostrato
- Costruire una parte, rifiutarne un'altra
- Risultato cliente
- Non dichiarato
Il processo e chi lo possiede
CampioneLe fatture fornitore che arrivano via email vengono riconciliate a mano con ordini d'acquisto e bolle di entrata prima di autorizzare il pagamento. Il responsabile è il capo delle operazioni finanziarie, che può approvare le eccezioni e stabilire cosa il sistema è autorizzato a decidere da solo.
Cosa il sistema può e non può toccare
CampioneAmmessi: ordini d'acquisto, bolle di entrata, anagrafica fornitori e i documenti di fattura. Esclusi: esecuzione dei pagamenti, coordinate bancarie e qualsiasi modifica all'anagrafica. Il sistema propone la riconciliazione; non muove mai denaro.
Verdetto
CampioneCostruire la riconciliazione e il triage delle eccezioni. È una decisione circoscritta, con un responsabile chiaro, una traccia documentale già esistente su cui valutare e un errore che si vede prima del pagamento invece che dopo.
Cosa abbiamo rifiutato
CampioneAbbiamo rifiutato la seconda metà della richiesta: l'approvazione automatica delle fatture sotto una certa soglia. Nessuno in riunione sapeva dire chi risponde quando un'approvazione automatica si rivela sbagliata, e un responsabile identificato è l'unica cosa senza cui non procediamo. Portate quella risposta e diventa un secondo gate, non un secondo progetto.
Rischi materiali dichiarati subito
CampioneI nomi dei fornitori non coincidono tra i tre sistemi di origine, quindi la qualità della riconciliazione dipende da un lavoro di allineamento che oggi non ha un proprietario. Le fatture scansionate hanno qualità variabile e alcune non saranno leggibili. Il volume di fine mese è molto sopra la media giornaliera e la coda delle eccezioni deve reggere quella settimana.
Il gate successivo
CampionePrima di iniziare a costruire: un responsabile nominato per la coda delle eccezioni, un campione di fatture reali che copra sia le buone sia le illeggibili, e una definizione condivisa di riconciliazione corretta che l'area finanza accetti come criterio di accettazione. Gate mancato, milestone non fatturata.